Convidados em Geral · Planejamento

Lista de Convidados: Como organizar e montar ?

Pra quem não sabe (sabe de nada… inocente!), a lista de convidados é, sem dúvida alguma, o passo mais difícil, chato e estressante da organização de um casamento.
Por mais tranquila e pequena que sua família ou amigos sejam, sempre vai rolar um perrengue básico, pode anotar! É primo que ficou de fora (e que você nem sabia que existia), é tio que quer levar a vizinhança inteira com ele, é amiga que quer levar os sobrinhos que “adoram” casamento, é o amigo que quer levar a peguete de uma semana… Tenso!

Imagine a cena, você e o noivo dizem: “precisamos escrever a lista de convidados!“, e aí vêm  milhões de dúvidas…
Vamos falar sobre elas?

Quanto tempo antes eu tenho que montar a lista de convidados?

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Quanto antes, melhor!!! A lista de convidados vai definir tudo no seu casamento, desde o tamanho do espaço/igreja que vocês terão até o numero de lembrancinhas e bem-casados.
A lista de convidados é necessária pra contratar buffet, fazer convites e as vezes até mesmo contratar fotógrafo e DJ (alguns cobram mais barato por mini-weddings).

Como montar a lista? Por onde começar?

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Eu acho que a melhor forma seja a seguinte:
Passo 1. Separadamente, você e seu noivo devem fazer uma lista pra cada um e listar todo mundo, sem dó! Dos pais ao porteiro do prédio, coloque no papel TODO MUNDO que vocês gostariam de convidar pro seu casamento, se ganhasse na Mega Sena! Não esqueçam de incluir os cônjuges e filhos dos seus convidados, quando necessário.
Anotem também os fornecedores… Pode ser que vocês tenham que pagar pela comida deles no buffet.
– Passo 2. Junte as duas listas e corte todo mundo que está repetido nas duas.
Passo 3. Corte todo mundo que não é importante.
Você vai pensar “ué! pra que anotar se eu vou cortar?“. Anota-se todo mundo pra não correr o risco de esquecer alguém importante!
– Passo 4. Conte o total de convidados. Se ainda tiver muita gente, repita o passo 3 até chegar num número legal que vocês imaginam.

Como escolher quem eu devo cortar da lista?

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Ahhhh! Pra isso eu escrevi um post especial. Você pode acessar aqui!

Como eu divido os convidados entre eu e meu noivo? Quantos cada um pode convidar?

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Isso é um assunto delicado.
Tem casal que acha justo que os dois tenham o mesmo número de convidados, mas eu não acho justo e vou explicar porque:
Vocês não tem o mesmo numero de amigos ou de familiares, certo? Então dividir assim, tão certinho, pode dar problema… Pode acontecer por exemplo, de você, que tem a família pequena, convidar gente sem importância até preencher o seu numero de convidados, enquanto que seu noivo teria quem fazer malabarismos na lista dele pra chamar todo mundo que é importante. Ou vice-versa.
O melhor seria vocês fazerem como expliquei no item dos 4 passos: Lista todo mundo separado, tira os repetidos, corta quem não é importante, conta o total e repete os cortes até chegarem num numero legal.
Lembrem-se que o casamento é dos dois e vocês estão formando uma família, portanto não devem tratar como “seus convidados” e “meus convidados” e sim como “NOSSOS convidados”.

E se meus pais quiserem convidar alguém?

convidados-casamento
Depende.
Eles estão pagando a festa? Pelo menos metade dos custos? Se sim, eles têm direto a convidar algumas pessoas… mas é importante fazê-los entender que o casamento é de vocês e se eles estão pagando, é em forma de presente, e não como se fosse o casamento deles! O numero de convidados dos seus pais não pode ultrapassar 7% do numero total, ou seja, se sua festa tiver 200 convidados, 14 podem ser convidados deles. O suficiente pra encher uma mesa e eles se sentirem a vontade entre amigos.
Se eles não estiverem ajudando financeiramente, explique com jeitinho que, se sobrar vaga na sua lista, eles poderão escolher uma ou outra pessoa. Não abra exceção caso eles digam “quanto é o buffet? eu pago pra você chamar fulano!“, se não você vai perder o controle e terá um monte de gente estranha na sua festa…
Lembrem-se que em nenhum dos dois casos, vocês devem aceitar pessoas das quais não gostam. Também devem ser vetados aquele amigo “super bêbado” do seu pai ou a “vizinha fofoqueira” da sua sogra… Seria cômico se não fosse trágico, né?

Como eu escolho a quantidade ideal de convidados?

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É legal já ter pedido alguns orçamentos por aí, pra saber quanto custa um buffet pra X pessoas ou uma igreja menor e maior. Com noção de valores, vocês vão estipular o quanto podem gastar e aí o tamanho ideal de uma lista de convidados pra vocês.
Se estiver difícil diminuir a lista, pense em tirar outros itens menos importantes pra conseguir chamar mais gente.

Quando devo começar a distribuir os convites?

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Depende do tempo que vocês têm.
Eu enviei o Save the Date 6 meses antes (por um grupo no Facebook que montamos, só para os convidados), daí 4 meses antes começamos a entregar o convite oficial para convidados e padrinhos. Quando faltavam 2 meses e meio para o casamento, todos os convites já estavam distribuídos.
Tem gente que vai achar cedo, mas pra nós foi ideal! Todo mundo se programou com calma, não tinha nenhum padrinho ou madrinha com viagem marcada ou compromisso inadiável e todos puderam escolher roupa e presente com antecedência. Não é porque somos brasileiros que temos que fazer tudo na última hora, né? rsrs

Falta 1 mês pro meu casamento e surgiram convidados de ultima hora. Como proceder?

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Acontece! Sua amiga do coração começou a namorar; é o final de semana do seu primo ficar com os filhos; sua avó precisa levar uma tia que você não iria convidar pois é a carona dela… Esses contratempos vão acontecer, e vocês devem manter a calma!
Use do bom senso e aprove ou reprove os casos de acordo com o que vocês julgarem melhor. E não se desesperem! Vocês ainda não fizeram o RSVP, então pode ser que essas pessoas entrem nas vagas de gente que não vai poder ir ao casamento.

O que é RSVP? Quanto tempo antes tenho que fazer?

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RSVP: é uma sigla para a expressão francesa Répondez S’il Vous Plaît, que significa “Responda por favor”. É uma confirmação de comparecimento ao evento, por parte dos convidados.
Em outros países, as pessoas já estão acostumadas a telefonar ou mandar um e-mail avisando cerca de 15 a 10 dias antes do evento se elas irão ou não, mas o brasileiro não tem esse costume, e pior, pra não ficar chato costuma dizer que vai, mas não aparece…
Por aqui quando alguém vai fazer um evento (casamento, festa, recepção etc…) costuma contratar o serviço de RSVP que irá telefonar para os convidados uns 10 dias antes do evento e confirmar as presenças, assim sabe-se ao certo o numero de convidados e consegue-se remanejar serviços e aumentar comes e bebes para atender a todos.
Existem formar gratuitas de se fazer o RSVP. Nós por exemplo, fizemos uma imagem bonitinha e colocamos no nosso grupo do Facebook para os convidados. Ali as pessoas iriam respondendo se iriam e quem da família iria. Quem não respondia ou não tinha acesso ao Facebook a gente ligava ou mandava WhatsApp.

Como passar a lista de convidados para o buffet / assessora / espaço?

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Aproximadamente 5 dias antes do casamento, depois da lista pronta e confirmada, monte uma planilha para os fornecedores que a solicitarem com as seguintes informações:
– Nome completo do convidado
– Idade (no caso dos menores, mesmo que não paguem no buffet)
– Nome do responsável (no caso dos menores)
– Se é participante da cerimônia (padrinho, madrinha, pais, daminha, pajem etc.)
– Numero da mesa (caso tenha numerado as mesas)
– Número do chinelinho (caso vá distribuir para as mulheres)
– Se confirmou ou não no RSVP.
Lembre-se, é importante colocar nessa lista TODO MUNDO pra quem você deu convite, e não só quem confirmou o RSVP. As pessoas podem acordar e decidir ir ao casamento, mesmo que elas tenham dito que não iriam, e daí ser barrado na porta mesmo com convite na mão fica feio, né?

Ufaaa! Post extenso!
Tem alguma pergunta que não foi respondida no post? Escreve aqui nos comentários, e quem sabe eu posso te ajudar?

Ah! Se você tiver dúvidas sobre madrinhas e padrinhos, pode olhar nesse link aqui! Estamos respondendo as 20 perguntas mais comuns sobre esse assunto!
E para dúvidas sobre as crianças (pajens, daminhas e floristas) esse link pode ajudar!


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6 comentários em “Lista de Convidados: Como organizar e montar ?

  1. Post extenso e muito útil! A gente lê que nem percebe a extensão! Tati, me tira a dúvida: os país recebem convites diferenciados? No meu caso, por exemplo, meus país são separados e moro somente com minha mãe e confesso que estou meio perdida quanto a esse assunto!

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    1. Oi Fê! Aiii que bom saber que ficou extenso mas não cansativo de ler!!! 😀
      Olha, no meu caso, eu fiz convite igual pra todo mundo, mas dei lembrancinha pros padrinhos, madrinhas e pais. Fizemos umas canecas personalizadas em casa mesmo, com as iniciais das pessoas que receberiam.
      Eu acho fofo dar esses mimos pra pais e padrinhos, pois eles acabarão gastando mais $$ com seu casamento (roupa, presente, penteado, etc…)
      Mas se a grana estiver curtinha, fazer um convite maior, diferente ou mais “tchans” pros pais também vale! 😀

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